La ineficiencia no se combate creando más burocracia en los organismos e instituciones ineficientes, sino generando las condiciones adecuadas para que el pueblo se involucre efectivamente en la gestión de las mismas.

Convertir en práctica común, permanente y periódica la realización de encuentros (reuniones, asambleas, talleres, cursos) entre los ciudadanos y ciudadanas y entre éstos y las instituciones con las cuales interactúan se convierte en un arma eficaz para el diseño, planificación, ejecución, evaluación y control eficiente de los planes, programas y proyectos que se emprenden y para combatir la negligencia y la corrupción durante la ejecución de los mismos. Implantar esta cultura resulta difícil al inicio, ya que se debe vencer el altísimo nivel de incredulidad y frustración que arrastra nuestro pueblo desde hace muchos años, en lo que concierne a su interacción con las instituciones fundamentalmente y entre ellos. Sin embargo, la nobleza de nuestro pueblo permite que en corto tiempo, si acatamos y practicamos metodologías adecuadas y sobre todo si asumimos como sagrados los compromisos contraídos y los cumplimos oportunamente o en caso contrario damos la cara para explicar el incumplimiento, rápidamente se logra conformar excelentes equipos de trabajo institución - comunidad, con altos niveles de participación y logros.

A continuación se presentan algunas orientaciones prácticas, principalmente sobre la dinámica, metodología  y procedimientos para la conducción de reuniones  asambleas y otros tipos de encuentros, así como las  actuaciones de los ciudadanos, ciudadanas e instituciones, en diferentes instancias, tópicos y magnitudes, buscando siempre la CONSTRUCCIÓN COLECTIVA DE DECISIONES que permitan a los involucrados considerarse dueños de las mismas y por lo tanto comprometidos con su aplicación y los resultados que de ellas se deriven.

No se trata de oír al pueblo y mucho menos en contactos individuales ni en la calle, sino de construir espacios adecuados para el encuentro fraterno donde se pueda trabajar colectivamente en la solución de los problemas y en el conocimiento y análisis de lo que se está haciendo.

 

ALGUNAS NORMAS PARA LA REALIZACION DE ASAMBLEAS DE CIUDADANOS Y CIUDADADANAS CON LAS INSTITUCIONES.

 

El secreto del éxito en los encuentros de las instituciones con los ciudadanos y ciudadanas y viceversa, está en el Respeto Mutuo, el cual se manifiesta en pequeños detalles tales como:

 

Caso A. Asambleas promovidas y convocadas por las instituciones.

1. Las invitaciones a los encuentros se hacen por lo menos, con una (1) semana de anticipación, con agenda previa, invitaciones personalizadas a las organizaciones comunitarias, instituciones y personalidades que se requiere que asistan, entregadas a domicilio, difundidas por los medios de comunicación locales, redes informáticas, mensajes telefónicos, mediante volantes entregados casa por casa y/o colocados en sitios estratégicos de las comunidades y firmadas  por la máxima autoridad de la institución.

Es conveniente que esta convocatoria sea realizada por personal de la propia institución, para evitar alguna discrecionalidad en la misma, aunque para ello puedan apoyarse en voceros y voceras de las comunidades a invitar.

Más importante que el quorum en la asamblea o reunión es la garantía de que todos los ciudadanos y ciudadanas involucrados hayan sido convocados.

2. La máxima autoridad de la institución debe estar presente en los encuentros programados.

Las asambleas y encuentros pueden ser de diferentes tipos y magnitudes, dependiendo de la problemática que se quiera abordar, por calle, sector, comunidad, grupo de comunidades, parroquiales, municipales, grupos de municipios, estadales o nacionales.

Por parte de la institución deben asistir funcionarios y/o funcionarias con poder de decisión en el nivel que corresponda, en las municipales, grupos de municipios, estadales o nacionales, es obligatoria la asistencia de la máxima autoridad de la institución, en el nivel correspondiente. Esto con el fin de que puedan tomarse, de una vez, las decisiones y asumirse los compromisos que de ella se deriven.

3. Las instituciones deben apoyar en el traslado de los ciudadanos y ciudadanas, la logística, el refrigerio, la convocatoria.

Por tratarse de asambleas promovidas por la institución, corresponde a ésta asumir todos y cada uno de estos aspectos, pudiendo apoyarse en los recursos del Poder Popular y/o de otras instituciones, pero siempre será suya la responsabilidad de garantizar su cumplimiento.

4. Las reuniones deben ser periódicas.

Es muy conveniente, para la efectividad de las asambleas y la elevación del nivel Político tanto de los funcionarios y funcionarias, como del Poder Popular, darle periodicidad a estos encuentros para el correspondiente seguimiento y control de las decisiones y compromisos, por lo menos hasta que se hayan satisfecho la o las necesidades planteadas. Esta periodicidad en los encuentros se convierte en una poderosa arma contra la negligencia, la corrupción y otros vicios.

5. Al llegar el primer ciudadano o ciudadana encuentra la mesa servida y a los anfitriones esperándolos, la reunión se inicia con los ciudadanos que hayan llegado durante los primeros 20 minutos.

La institución convocante debe garantizar que a la hora fijada para el encuentro, toda la logística necesaria y prevista se haya cumplido rigurosamente y que las máximas autoridades, en el nivel que corresponda, estén presentes para recibir al primer ciudadano o ciudadana que haga acto de presencia.

La reunión debe iniciarse, a más tardar 20 minutos después de la hora establecida, con los ciudadanos y ciudadanas que hayan llegado, esto fundamentalmente para inculcar, en todos, la importancia de la disciplina y el cumplimiento del horario.

6. El espacio o instalación donde se realiza el encuentro debe ser un ambiente confortable.

La institución, junto con el Poder Popular y/o con el apoyo de otras instituciones, debe garantizar que el sitio del encuentro sea el más adecuado y confortable disponible, según la localidad y el tipo y magnitud de la asamblea.

7. La disposición del auditorio debe permitir que la mayoría de los asistentes puedan mirarse a las caras (en forma de varias V, de U, círculos o semicírculos).

Está prohibido, en estas asambleas, disponer los asientos donde se ubicarán los asistentes, en filas unos detrás de otros como tradicionalmente se colocan en los salones de clases o de conferencias, ya que de esta forma se establece la diferencia de jerarquía entre el maestro (a) o conferencista y el resto del auditorio, a la vez que se condiciona a que los planteamientos de cada uno de los asistentes es de interés sólo de él o ella y de la institución. Esta disposición del auditorio indica además, que los importantes en la reunión son los ubicados en el presídium.

Se deben colocar en círculos, semicírculos, forma de U o de V, con el propósito de que la mayoría de los asistentes puedan mirarse las caras entre sí, de manera que los planteamientos que se hagan puedan ser seguidos y analizados por cada uno de los asistentes, a la vez que establece una horizontalidad en el nivel jerárquico de la asamblea.

8. El espacio o instalación donde se realiza la reunión, en todo momento, debe estar limpio y ordenado.

El personal de la institución, con el apoyo del Poder Popular y los representantes de las otras instituciones asistentes, debe garantizar la limpieza y el orden del ambiente de la asamblea, en todo momento.

9. Se debe disponer de espacios para colocar información alusiva a los encuentros (folletos, fotos, etc.) y  entregar información  de interés.

La institución, con el apoyo del Poder Popular y de las otras instituciones invitadas, dispondrá estantes, mesas, carteleras, etc. donde colocarán información de interés y/o alusivas a los encuentros anteriores, a fin de que se compartan en la asamblea o puedan llevárselos para consultas posteriores.

10. Se debe compartir un modesto refrigerio el cual será repartido desde la última fila del auditorio hasta el presídium.

La institución anfitriona, con el apoyo del Poder Popular y de las otras instituciones invitadas, garantizará un modesto refrigerio para los  asistentes a la asamblea. Dicho refrigerio se deberá repartir desde la última fila del auditorio hacia el presídium, sin diferenciar el tipo, envase o presentación de los mismos. También garantizará, de forma permanente, agua, café o alguna bebida refrescante, que esté a disposición libre de los asistentes.

11. El apoyo audiovisual debe ser de calidad.

La institución anfitriona, con el apoyo del Poder Popular y de las otras instituciones invitadas, garantizará la calidad del servicio audiovisual, de manera que todo el o la que esté en la asamblea pueda mirar y oír, con nitidez y sin errores, lo que se plantee o proyecte, cuidando el tamaño de las letras o números, evitar los colores que las escondan, la altura de la pantalla o proyección, la disposición de las cornetas, etc.

12. Todo el que esté en la sala debe presentarse y anotarse en  el control de asistencia (no debe haber anónimos).

La institución anfitriona, con el apoyo del Poder Popular y de las otras instituciones invitadas, garantizará que todos los asistentes a la asamblea, hagan uso de los micrófonos para manifestar y hacer pública su presencia en la asamblea, incluyendo los niños y niñas presentes y que sepan hablar. Esto debe hacerse en el inicio de la asamblea y en una sola oportunidad, no debe interrumpirse la asamblea para presentar a los que lleguen con retraso. Las personas únicamente dirán su nombre, sector donde viven, ocupación, organización a la que pertenecen, de la misma forma se presentarán los anfitriones, no es el momento de hacer planteamientos. Este proceso permite a los anfitriones y demás asistentes disponer de una información valiosísima, al conocer de antemano las comunidades, organizaciones y personalidades presentes en la asamblea, permitiéndoles reorientar sus participaciones en caso necesario. Una vez habituados a este protocolo, el mismo resulta rápido, aleccionador y permite que cada uno de los asistentes manifieste públicamente su presencia en la asamblea, es decir, se haga visible. Se utilizarán, siempre que sea posible, micrófonos inhalámbricos, a fin de que la persona se presente desde su asiento, tomando el micrófono en sus manos y entregándoselo al vecino, al terminar su presentación.

Además de la presentación, cada uno se anotará en el registro de asistencia.

13. En la exposición inicial se debe homogeneizar a los asistentes en el nivel y actualización de la información.

Una vez concluido el protocolo de la presentación de los asistentes, se proyectará y/o explicará la agenda a desarrollar, la cual deberá iniciar con una exposición de la institución anfitriona, que permita homogeneizar el nivel de información de los asistentes.

14. El presídium o mesa de trabajo debe instalarse de manera que haya la mayor cercanía con los asistentes a la reunión.

Más que presídium, se refiere a una mesa o mueble en la cual el personal anfitrión y responsable por dar respuesta a los asistentes, pueda colocar sus materiales de apoyo. Se debe colocar al mismo nivel y lo más próximo posible a los asistentes, teniendo el cuidado de que todos y todas tengan buena visibilidad del auditorio.

15. En el presídium se ubicarán únicamente las personas que tienen el poder de decisión y de información para responder las solicitudes de los ciudadanos y ciudadanas.

El Presídium o mesa no debe ser utilizado para promocionar personalidades, sino que efectivamente los funcionarios y funcionarias que lo ocupen deben ser los que oficialmente tienen la competencia y el nivel de información y decisión para responder adecuadamente los planteamientos y asumir los compromisos que allí se establezcan.

16. Los encuentros podrán compartirse con otras instituciones cuyas competencias sean afines o que tengan información relevante que transmitir y que respeten estas normas.

Dado que al aplicar responsablemente estas normas, se logran altos niveles de convocatoria e interés por la participación, se aprovechan las oportunidades  para que algunas instituciones, tales como Salud, Protección Civil, Cuerpo de Bomberos, etc. transmitan información, planifiquen y coordinen acciones con los ciudadanos y ciudadanas, ante eventos trascendentes, epidemias, etc. siempre y cuando dichas instituciones acaten también estas normas.

Asimismo, se comparte el auditorio con instituciones afines para la planificación y coordinación de actividades integrales, conjuntamente con el Poder Popular.

17. El derecho de palabra se guiará mediante un rotafolio público y en el orden en que se anotan los asistentes.

Cada ciudadano o ciudadana que desee hacer uso del derecho de palabra, deberá anotarse en un rotafolio dispuesto para tal fin, a la vista de todos. También debe estar visible para los anfitriones ubicados en el presídium, de manera que puedan anotar los datos de las personas que estén en el uso de la palabra, para que en el momento de la respuesta puedan personificar la misma. Es conveniente que los mismos ciudadanos y ciudadanas se anoten, para tratar de evitar errores ortográficos y/o  nombres mal escritos, además que representa una forma de participación. En caso de haber alguna imposibilidad para cumplir con lo anterior, la persona deberá ser apoyada por algún funcionario o funcionaria de la institución anfitriona. No hay límite para la cantidad de intervenciones de cada persona, sólo que debe anotarse para cada oportunidad.

Esta norma, una vez aceptada y acatada por la asamblea,  tiene un enorme poder para el buen desenvolvimiento de la misma, al imponerse la horizontalidad, el respeto y el control de los pico e· plata.

18. Un funcionario o funcionaria designado por la institución asumirá el rol de moderador, durante el desarrollo de la asamblea.

Su función en ese momento, no le permite tener opinión en la asamblea, sino servir de facilitador de la misma, a menos que sea autorizado por la máxima autoridad de la institución, presente en la asamblea.

19. Se dispondrá de equipos de sonidos, de manera que todo el que esté en la asamblea pueda oír con nitidez todo lo que se diga.

Lo conveniente es que pueda disponerse de cuatro (4) micrófonos, por lo menos dos (2) con cable y dos (2) inhalámbricos. Los inhalámbricos se utilizarán fundamentalmente en: la presentación inicial de los asistentes, en caso de dificultad de movilizarse la persona que tiene derecho de palabra y para alguna aclaratoria del ciudadano o ciudadana a la cual se le esté dando su respectiva respuesta. Los micrófonos con cable se utilizarán: uno para los funcionarios y funcionarias ubicados en el presídium y otro para el conductor de la asamblea. Durante el desarrollo de la asamblea, en el momento de los derechos de palabra, el moderador de la asamblea puede colocar el micrófono con cable que hasta ese momento ha estado en su poder, en el pedestal, para el uso de los participantes y utilizar uno de los inhalámbricos disponibles.

Los equipos de sonido deberán estar provistos de dispositivos para reproducción y grabación, de manera que permitan la ambientación musical del encuentro y la grabación del evento.

20. Los ciudadanos y ciudadanas ejercerán su derecho de palabra, preferiblemente por lotes en cada oportunidad, recibiendo sus respuestas en cada ciclo.

El derecho de palabra de los asistentes se organizará de manera que se ejerzan por lotes de participantes, según la cantidad que se haya anotado en el rotafolio hasta ese momento, un número adecuado es de tres (3) a cinco (5) por tanda. Ello permite: a) Que los anfitriones puedan organizar sus respuestas, b) que los ciudadanos y ciudadanas, en sus intervenciones, puedan referirse a alguna (s) de las intervenciones precedentes, aportando un  mayor dinamismo y enriquecimiento a las mismas, así como también aportando respuestas que como Poder Popular disponen, c) mayor celeridad en el desarrollo del evento y d) evitar la tendencia al diálogo y a la confrontación.

Luego de cada tanda de intervenciones de los asistentes, los anfitriones darán las respuestas correspondientes, en el mismo orden en que se hicieron y personificándolas, es decir mencionando el nombre, organización y sector de la persona que intervino.

21. Los ciudadanos y ciudadanas cuando ejerzan su derecho de palabra no deben hacerlo de frente al presídium sino hacia sus compatriotas.

Se trata de que cada encuentro sea un elemento pedagógico para la elevación de la conciencia política de los asistentes, además, cada uno de los asistentes ejerce un liderazgo en el ámbito que le corresponde; por lo tanto, los planteamientos que se hagan deben ser de interés para todos y todas. No se trata de una confrontación de los ciudadanos y ciudadanas con la institución, sino de una búsqueda común de solución a las diferentes problemáticas. La disposición del micrófono para los derechos de palabra se colocará al lado del presídium, con el participante dirigiéndose hacia sus compatriotas y pudiendo mirar y ser mirado por los anfitriones ubicados en el presídium. 

22. Las personas que conforman el presídium deberán estar atentas a cada una de las intervenciones, tomando las notas correspondientes.

En honor al respeto mutuo, cada intervención es sagrada y por tanto debe ser atendida con la máxima concentración por los asistentes, principalmente los anfitriones, quienes deben tomar las anotaciones necesarias que le permitan brindar respuestas oportunas y de calidad. Se recomienda a los funcionarios y funcionarias ubicados en el presídium, evitar hacer gesticulaciones o muecas durante las intervenciones de los ciudadanos y ciudadanas o de los funcionarios o funcionarias, así como el uso de teléfonos durante las intervenciones de los asistentes.

23. Las intervenciones de los asistentes podrán referirse a sugerencias, problemas o soluciones que han alcanzado.

No se trata de un tradicional cabildo abierto donde el pueblo va a plantear los problemas a las autoridades para que se las resuelvan. En el marco de la democracia participativa y protagónica, el encuentro debe servir para una búsqueda común de soluciones a las diversas problemáticas, que permitan mejorar la calidad de vida de la población, mejorar la gestión de la institución y aprovechar la sinergia que produce la actuación conjunta. Por lo tanto, los ciudadanos y ciudadanas podrán referirse, en sus intervenciones, tanto a problemas por resolver como al seguimiento y control de propuestas en ejecución. Así como también a soluciones y sugerencias que ellos como Poder Popular han resuelto o están en vías de resolver.

24. Se debe orientar la asamblea para que las decisiones que se tomen sean por consenso y no por votación.

Para ello, se aplicará  la metodología diseñada para la construcción de decisiones colectivas, a saber:

COMO ORGANIZAR Y CONDUCIR UNA ASAMBLEA

Deben considerarse las siguientes premisas:

• El respeto mutuo.
• Que ningún funcionario se acerque a la gente, si la máxima autoridad de la institución no está ganada para el trabajo comunitario.
• Es preferible errar con la gente que acertar sin ella.
• Quien administra fondos públicos debe rendir cuentas públicas.

Aplicar las “Normas para las reuniones de las instituciones con los ciudadanos y ciudadanas y organizaciones comunitarias.”

COMO LOGRAR CONSENSO EN ASAMBLEAS

DE CIUDADANOS (AS)‏.

1. El consenso es la construcción colectiva de una decisión.
2. Se parte de la honestidad y transparencia con que los ciudadanos y ciudadanas emitan su opinión.
3. El colectivo siempre busca la mejor solución a su problemática.
4. El moderador no tiene opinión, sino que facilita los procesos para que los participantes puedan emitir su opinión con libertad.
5. Hay que provocar que la mayor cantidad de ciudadanos y ciudadanas emitan su opinión.
6. La opinión de cada ciudadano o ciudadana es sagrada, “es su opinión”.
7. Cada persona debe estar abierta a recibir y a dar información  para ir abonando a la solución.
8. Debe darse tratamiento especializado a las personas que tienen intereses distintos a los del colectivo (personales, grupales, etc.).
9. El consenso no significa que todos estén de acuerdo, sino que los planteamientos estén orientados hacia una decisión que la mayoría de los participantes acepta y refuerza con su intervención.
10. La persona que no comparte el o los planteamientos que se orienten al consenso está obligada a emitir su opinión, no así aquella que está de acuerdo con dichos planteamientos.
11. No se considerarán aquellos planteamientos que a criterio de los participantes respondan a intereses distintos a los del colectivo.

25. El personal de la(s) institución(es) que tengan contacto directo con los ciudadanos y ciudadanas y/o sean responsables por la prestación del servicio deberán asistir a las reuniones, a fin de aclarar cualquier observación.

Aunque la máxima autoridad de la institución anfitriona está en la obligación de asistir a los encuentros programados, es necesario que se haga acompañar de los funcionarios y funcionarias que tengan la responsabilidad específica en la prestación del servicio, para que se pueda dar respuestas más precisas a los planteamientos que se hagan.

26. Las personas del presídium no podrán abandonar la reunión antes que ésta concluya.

Las personas que se ubiquen en el presídium deberán estar disponibles para acompañar la asamblea durante todo su desarrollo.

27. Las reuniones no tendrán límite de tiempo sino que terminan cuando el último ciudadano o ciudadana, con derecho de palabra lo ejerce y obtiene su respuesta.

Una vez instalada la asamblea, no debe haber nada más importante que el desarrollo de la misma, por lo tanto, las intervenciones de cada participante deben hacerse con entera libertad, siempre respetando los temas a los cuales han sido convocados y el tiempo de los demás conciudadanos. Cada participante es un ciudadano o ciudadana con liderazgo suficiente en su entorno, lo cual le da la facultad para llamar la atención a cualquiera que, durante su intervención, esté fuera de lugar o esté consumiendo tiempo innecesario. No es tarea del moderador limitar el tiempo de exposición de cada participante sino que es una potestad de la misma asamblea.

28. Los ciudadanos y ciudadanas deberán permanecer en el recinto donde se desarrolla el encuentro, después de obtenida la respuesta a su planteamiento, hasta el final de la reunión. Se busca conformar UN EQUIPO DE TRABAJO  INSTITUCION-COMUNIDAD.

Se pretende que cada encuentro sea una oportunidad para el diagnóstico colectivo integral de la situación del servicio y no para buscar la solución personal o grupal de determinada situación. El poder oír los planteamientos de los demás permite, dentro de la misma asamblea, definir y jerarquizar las diferentes problemáticas para, de manera consensuada, establecer los niveles de prioridad con que serán atendidas. Además, cada encuentro se convierte así, en un elemento pedagógico tanto para los ciudadanos y ciudadanas como para los funcionarios y funcionarias.

29. Todos los planteamientos deben ser atendidos, por la institución, durante el lapso de tiempo entre un encuentro y otro.

Dado que los encuentros serán periódicos, los planteamientos deberán ser atendidos en el lapso de tiempo entre un encuentro y otro. Atendido se refiere a que el compromiso asumido en la asamblea debe cumplirse, no necesariamente se refiere a la solución definitiva de la problemática planteada.

30. Todo lo que se diga durante el evento quedará grabado y estará a disposición de los ciudadanos.

La institución anfitriona proveerá los medios necesarios para filmar y/o grabar todo el desarrollo del evento, a fin de tenerlo disponible para el uso posterior tanto de los ciudadanos y ciudadanas como de la misma institución. 

31. El personal de la institución anfitriona nunca debe estar apurado, al finalizar la reunión atiende a los ciudadanos y ciudadanas que desean consultas personalizadas, ordenan y limpian el sitio de reunión y lo entregan a la institución que lo cede.

La disposición de los funcionarios y funcionarias para el encuentro debe ser total. En este sentido, cuando finalizan las intervenciones,  los funcionarios y funcionarias deberán atender a aquellos ciudadanos y ciudadanas que por alguna razón desean consultar algún planteamiento, así como velar por el orden y la limpieza de las instalaciones donde se desarrolló el evento, promoviendo el interés colectivo de los participantes en ello. Además, dado que siempre se procurará el uso de espacios públicos y/o cedidos en forma gratuita se deberá hacer la devolución formal de las instalaciones a la institución que las cedió.

32. Las instalaciones sanitarias, en todo momento, deben estar limpias, ordenadas y provistas con los insumos necesarios.

Es tarea de la institución anfitriona del evento, garantizar que el lugar del encuentro disponga de instalaciones sanitarias adecuadas, limpias  y provistas con los insumos necesarios.

33. El acceso a la asamblea debe ser abierto y libre.

Corresponde a la institución anfitriona, tomar las previsiones correspondientes para garantizar el normal desenvolvimiento de la misma. Es importante referir, en este caso, que en cierta oportunidad de una convocatoria a asamblea de ciudadanos y ciudadanas  con una determinada institución, se prohibía a los ciudadanos y ciudadanas asistir con niños y/o niñas.

 

Caso B. Asambleas con instituciones promovidas y convocadas por las comunidades.

 

1. La invitación a la o las instituciones y personalidades,  la debe realizar el Consejo Comunal, con el refrendo de los voceros y voceras del o los Comités de Trabajo involucrados en la o las materias a tratar. También podrá cursar la invitación a la o las instituciones y personalidades, cualquier organización de base de la comunidad o ciudadano o ciudadana, con alto grado de vinculación y reconocimiento en la comunidad, sobre la materia a tratar.

Esta invitación debe hacerse por lo menos, con una semana de anticipación, por escrito, indicando el o los temas a tratar, día, lugar y hora del encuentro y dirigida a la máxima autoridad de la institución en el nivel correspondiente. Debe incluir una explicación sucinta de los antecedentes del tema o de los temas a tratar.

Una copia de la invitación, firmada y sellada como recibida por la institución, será archivada en la comunidad.

2. Los convocantes de la asamblea deberán utilizar los medios a su alcance, para informar a toda la comunidad sobre el programa de la asamblea y motivar su asistencia.

Aunque el o los temas a tratar sean de alcance sectorial, siempre es conveniente que toda la comunidad esté informada de la actividad a realizar.

3. A la hora acordada para el encuentro, la mesa debe estar servida, es decir, todo debe estar preparado para el inicio de la actividad. 

Los anfitriones deben recibir a los funcionarios y personalidades invitadas.

4. La instalación o lugar, en la comunidad, donde se realizará la asamblea debe brindar la mayor comodidad para el desarrollo de la misma.
5. La comunidad garantizará el mobiliario y equipamiento necesario para el buen desenvolvimiento de la actividad.

En caso de no contar con los recursos suficientes, solicitarán la colaboración de la institución invitada, quien estará en la obligación de aportarla. (Similar a lo especificado para el caso de que el convocante sea la institución).

6. El espacio o instalación donde se realiza la reunión, en todo momento, debe estar limpio y ordenado.
7. Se debe compartir un modesto refrigerio el cual será repartido desde la última fila del auditorio hasta el presídium.
8. La disposición del auditorio debe permitir que la  mayoría de los asistentes pueda mirarse las caras.
9. El presidium o mesa de trabajo debe colocarse al mismo nivel de los asistentes y lo más cercano posible a ellos.
10. En el presidium o mesa de trabajo, se ubicarán los funcionarios designados para atender la invitación y un (1) vocero o vocera de la comunidad designado para tal fin.
11. Un (1) vocero o vocera designado (a) por la comunidad asumirá el rol de moderador durante el desarrollo de la asamblea.
12. Todo el que esté en la sala debe presentarse y anotarse en  el control de asistencia (no debe haber anónimos).
13. Un (1) vocero o vocera designado por la comunidad hará una exposición inicial en la cual homogeneizará a los asistentes en cuanto a la información sobre el o los temas a tratar.
14. El derecho de palabra se guiará mediante un rotafolio expuesto al público, en el orden en que estén anotados.
15. Las intervenciones de los asistentes estarán dirigidas hacia el auditorio y no hacia el presidium.
16. Los ciudadanos y ciudadanas ejercerán su derecho de palabra, preferiblemente por lotes en cada oportunidad, recibiendo sus respuestas en cada ciclo.
17. Se debe orientar la asamblea para que las decisiones que se tomen sean por consenso y no por votación.
18. Las personas del presídium no podrán abandonar la reunión antes que ésta concluya.
19. Las reuniones no tendrán límite de tiempo sino que terminan cuando el último ciudadano o ciudadana, con derecho de palabra lo ejerce y obtiene su respuesta.
20. Las instalaciones sanitarias, en todo momento, deben estar limpias, ordenadas y provistas con los insumos necesarios.
21. El acceso a la asamblea debe ser abierto y libre.

 

cesarlathulerie@gmail.com

Jubilado de Hidroven

(Escrito hace un año. Puerto Ordaz)